Manager à distance a été l’une des grandes tendances de l’année 2020 et s’avère encore de première nécessité en 2021. Mis en place dans l’urgence du premier confinement, le télétravail s’est rapidement et durablement imposé comme un outil essentiel du (nouveau) monde professionnel.
Pour les salariés, ce fut une adaptation plus ou moins heureuse de leur quotidien professionnel mais aussi personnel, mais qu’en est-il du point de vue des managers ?
Une découverte pour les salariés mais pas les patrons
Malgré la réticence de certains chefs d’entreprise, la moitié d’entre eux avaient déjà instauré cette pratique dans leur société. Pourtant, seuls 37% des salarié·e·s interrogé·e·s l’utilisaient de manière régulière ou occasionnelle. Ainsi, le confinement a permis à environ deux tiers des Français.es de découvrir cette pratique à temps complet (70%) ou partiel (30%).
Globalement, cette expérience leur a plu, puisque 90% d’entre eux indiquent avoir une bonne image du télétravail, un taux qui monte à 98% chez les personnes le pratiquant déjà et les petites structures (moins de 10 personnes) mais qui chute à 71% pour les salarié·e·s bénéficiant d’une connexion insatisfaisante.
Dans « Manager à distance », il y a « Manager »
Même si cela implique une nécessaire adaptation, les bases du management doivent être respectées dans le télétravail. Quelles sont-elles ?
La notion de « bon manager », vous en conviendrez est largement subjective. Cependant, on peut proposer une définition simple par un rappel des fondamentaux : le « bon manager » est celui qui remplit correctement ses missions de base : faire, montrer, organiser, analyser, piloter et écouter. Voici pour la partie opérationnelle.
Capable de mettre « la main à la pâte », il peut ainsi contrôler, corriger si besoin et former. Ensuite, davantage dans une posture d’observation, il organise, répartit les tâches mais s’emploie aussi à faire circuler l’information, et tout cela dans un souci de cohésion et de performance. Il doit être en capacité de stimuler, donner une vision, motiver…coacher, en bon français !
Voici pour la théorie… En pratique, toutes les dimensions des relations humaines doivent intervenir : écoute, disponibilité, exemplarité, fermeté, empathie, conseil…mais nous y reviendrons plus largement dans un prochain article. Pour l’instant, il est question de manager à distance : les repères changent, les certitudes mises à l’épreuve, et il est nécessaire de s’approprier les outils.
Les outils du management à distance
Si la situation a été un peu complexe pour nombre d’entreprises au départ, beaucoup de sociétés y ont finalement trouvé leur compte, ne serait-ce que momentanément. Les réseaux sociaux et les canaux conversationnels ont permis de diffuser rapidement des informations, de réaliser des réunions ou des ateliers de brainstorming à distance. Allié en période de confinement ou dans le cadre du télétravail, le numérique demeure tout de même un défi pour les managers et les cadres.
« On a établi ensemble quels dossiers il fallait prioriser, on s’est créé un groupe WhatsApp et on a fait des réunions virtuelles sur Google meeting. Et j’ai appelé chaque collaborateur pour faire un point sur ses missions », raconte Catherine, chef d’entreprise.
Attention, le recours aux outils numériques pour les rendez-vous ou les réunions a progressivement nivelé la notion classique de hiérarchie et pu donner l’illusion de relations « horizontales », comme si chacun pouvait parler aussi librement que son supérieur, proposer ses idées sans être interrompu ou devoir demander la parole.
Les codes ont changé
Avec le numérique et le télétravail, de nombreux repères ont bougé. Par exemple, les frontières de temps ont évolué. Les horaires sont devenus plus élastiques et l’obligation d’être tiré à quatre épingles devant son patron à 8h pétantes a un peu disparu ! Pour des modèles d’entreprises comme les Start up, la frontière, déjà pas très claire entre manager et managé, est même devenue un peu plus floue .
Il est également nécessaire pour le manager, l’organisateur ou l’initiateur de réunion, d’être parfaitement à l’aise avec le panel d’outils à sa disposition : plateforme de réunions, de conversation : Teams, Skype pro, Zoom, Google meeting, Whats App camera,….
Sans oublier, qu’à distance, derrière notre écran, il faut être très (encore plus ?) vigilant à l’image que nous renvoyons et nous ne parlons pas ici du style vestimentaire, mais plutôt d’attitude. Lorsqu’on est à son bureau, le manager est clairement identifié par son bureau, sa posture, les directives qu’ils donnent, etc…Mais à distance, comment réussit-il à exister en tant que manager ?
L’approche de Marie Gabrielle, Coach d’Entreprises
Bien avant , la crise sanitaire et le premier confinement, son cabinet intervenait déjà sur le sujet, convaincu des vertus de ce mode de travail.
« J’ai demandé à MGG Coaching de nous accompagner quand nous avons mis en place le télétravail en 2015. Notre entreprise compte 14 salariés , dont 8 femmes, parmi lesquelles 5 avaient émis le souhait de pouvoir faire du home office.
MGG Coaching nous a aidé à mettre sur pied notre nouvelle organisation et à nous former aux principes élémentaires de ce nouveau fonctionnement. Elle a passé 2 jours avec nous : d’abord un audit pragmatique des postes de travail. Puis, une formation collecti
ve, suivie d’un accompagnement individuel des personnes impactées par le télétravail, que ce soit la personne directement concernée, installée à distance ou ses collègues de travail, restés au bureau » témoigne Jean Pierre, Transporteur.
Vous l’aurez compris, à chaque entreprise, ses particularités. Il n’en reste pas moins que les grands principes sont assez communs à nombre de sociétés .
On peut en tirer quelques conseils pour un bon management à distance :
- Il est tout d’abord indispensable de connaître ses fondamentaux : bien se connaître, pour bien connaître son mode de management et identifier ses atouts personnels pour manager une équipe à distance. D’où, nécessité d’un audit…même rapide !
- Ensuite, il faut être ouvert, et à l’écoute des signes et nouveautés engendrés par la situation . Une certaine faculté d’observation ainsi qu’une capacité d’analyse sont nécessaires pour identifier les spécificités de la situation et ses conséquences sur le management.
- Il est ensuite important de savoir construire une relation de confiance et la faire perdurer. Qui dit télétravail, dit confiance.
« J’ai mis en place un management par objectifs. Ce qui implique de laisser les collaborateurs autonomes et de ne pas les “fliquer”, nous confie Patrick, Directeur Commercial. Mais il est important de pouvoir être là s’ils rencontrent une difficulté », poursuit-il. C’est un juste équilibre à trouver. Le postulat de base est la confiance déjà existante dans les relations de travail avant le confinement.
- Et enfin, il faut mettre en place une organisation à la fois cadrée et souple.
« Il est nécessaire d’expliquer à chacun la nouvelle organisation, de redistribuer les rôles, car celui qu’ils assumaient n’est plus forcément possible à distance. Et de se renseigner pour savoir si le collaborateur aura des enfants chez lui à cette période, quelles seront les plages de travail possibles pour lui, quitte à réadapter ses horaires », insiste Catherine, chef d’entreprise après avoir créé son groupe WhatsApp et programmé ses réunions digitales sur Google meeting.
Il faut analyser les tâches qui sont réalisables à distance, évaluer le temps qu’elles prendront, éviter les doublons avec les autres équipes. Et créer, si besoin est, de nouvelles missions : on peut demander à un salarié de profiter de cette période pour se former à distance, travailler sur des sujets de fonds, faire du benchmark par exemple, ou anticiper les projets à prioriser quand l’activité aura repris complètement », conseille Marie Gabrielle.
Au-delà de ces témoignage opérationnels , il faut veiller à l‘évolution et la hiérarchisation des relations professionnelles. Ne jamais perdre de vue, la notion de relation, d’humain et d’adaptation, qu’elle soit individuelle ou collective.
- Dans sa formation « Manager à distance», Marie Gabrielle aborde l’ensemble de ces points au travers des thématiques suivantes :
- Contraintes et opportunités de l’éloignement
- Le cercle vertueux de la confiance
- Les règles du jeu et la contractualisation
- Fixer des objectifs clairs
- Identifier et savoir s’ajuster aux différents comportements
- Les différents outils de communication : leur rôle et les règles à suivre
- Optimiser sa gestion du temps
